iPaper-FM (iPaper Server) funktioniert grundsätzlich wie der Client und beinhaltet die gleichen Features. Hier werden die Einstellungen jedoch nicht am Client vorgenommen, sondern - da iPaper Server per Ordnerüberwachung funktioniert - direkt an den Dateiverzeichnissen. Es können mehrere Verzeichnisse überwacht und mit unterschiedlichen Einstellungen versehen sein.

Allgemein

Folder Monitoring und Windows Dienst

iPaper am Client installiert ermöglicht es über einen Druckvorgang eine PDF Datei zu erzeugen und diese anschließend weiter zu verarbeiten. Dabei stehen eine Reihe von Aktionen zur Verfügung - Briefpapier hinterlegen, Drucken, Speichern Unter, PDF schützen, PDF Metadaten ausfüllen, Dokumente zusammenfügen usw.

All diese Funktionen können über iPaper-FM nun auch über einen Windows-Dienst genutzt werden. Der Start der Verarbeitung erfolgt durch Verzeichnisüberwachung mit einem oder mehreren überwachten Ordnern. Dabei können für jeden Ordner unterschiedliche Aktionen und Parameter hinterlegt werden.

Somit ist es möglich die iPaper Funktionen auch mit bestehenden oder beliebig erzeugten PDFs zu nutzen. So kann z.B. iPaper-FM sehr gut auch gemeinsam mit unserem freien eDocPrintPro Druckertreiber verwendet werden, um die Weiterverarbeitung der PDFs zentral zu automatisieren.

PDF/A AddOn für iPaper PDF Folder Monitoring

PDF/A-1b und 3b - Die hinterlegten Briefpapiere sowie die Ergebnis-Dokumente der iPaper Verarbeitung können automatisch in das PDF/A-1b oder 3b Format konvertiert werden. Kann das eingefügte Briefpapier nicht automatisch nach PDF/A konvertiert werden, so senden Sie uns das PDF per Mail und wir erzeugen die erforderliche PDF/A Version für Sie. PDF/A-3b ist die Basis für die elektronische Rechnungslegung nach dem ZUGFeRD Standard. Die PDF/A Funktion wird als Zusatzoption freigeschaltet, ist jedoch nach der Installation als 30 Tage Testversion vorhanden.

MDX AddOn für iPaper PDF Folder Monitoring

An Hand des Inhalts und über Bedingungen können Dokumente erkannt, geteilt und Metadaten ausgelesen werden. Inhaltsgesteuert kann Briefpapier hinterlegt, gedruckt und per E-Mail versandt werden.

SIGN AddOn für iPaper PDF Folder Monitoring

PDFSign dient dazu PDF Dokumente mit einem X.509 Zertifikat zu signieren.

PDF/A, Signatur und MDX sind optionale Erweiterungen

Konfiguration

Quickstart / Icon Tray Menü

Sobald iPaper-FM gestartet ist, steht ein über Rechtsklick erreichbares Icon Tray Menü zur Verfügung. Über das Icon Tray Menü können folgende Aktionen durchgeführt werden:

  • Konfigurationsmenü öffnen
  • iPaper-FM Windows Dienst starten und stoppen
  • Informations-Fenster aufrufen - Lizenz aktivieren
  • iPaper-FM beenden

Konfiguration-Quickstart-IconTray-Menu.png

Konfigurations Menü

Das Konfigurationsmenü bietet eine Übersicht über die angelegten überwachten Ordner (Ordner Name und Pfad). Der Status der Ordner wird angezeigt und kann schnell und einfach zwischen aktiv und inaktiv umgeschalten werden.

In der Kopfzeile gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Dienst starten/stoppen
  • Ordner hinzufügen, bearbeiten und entfernen
  • Log Dateien anzeigen bzw. löschen
  • Allgemeine Einstellungen - Anwendung, Gemeinsame Ordner, E-Mail, Info

Konfiguration-Konfigurations-Menu-TN.png

Allgemeine Einstellungen

Die Allgemeinen Einstellungen lassen sich exportieren bzw. importieren. Die Einstellungen werden dabei in einer IPSCX Datei gespeichert.

Anwendung

Unter dem Tab "Anwendung" lässt sich das AutoStart Verhalten von iPaper-FM konfigurieren. Standardmäßig ist der AutoStart deaktiviert. Es kann außerdem festgelegt werden ob der Service im Fehlerfall gestoppt werden soll.

Das Datums- und Uhrzeit-Format ist konfigurierbar, wobei mehrere Formate zur Auswahl stehen. Es ist auch möglich ein eigenes Datums- oder Uhrzeitformat zu konfigurieren mit den folgenden Platzhaltern:

  • "dd" - Tag
  • "MM" - Monat
  • "yyyy" - Jahr
  • "HH" - Stunde
  • "mm" - Minute
  • "ss" - Sekunde

Der Service Account lässt sich in der Service Konfiguration auf eine individuelle Konfiguration (Benutzername, Passwort, Domain) umstellen. Standardmäßig wird das Lokale System verwendet.

Konfiguration-Allgemeine-Einstellungen-Anwendung-TN.pngKonfiguration-Allgemeine-Einstellungen-Anwendung-Service-Konfiguration-TN.png

Gemeinsame Ordner

Im Tab "Gemeinsame Ordner" werden die Ordner definiert die allgemein von allen anderen angelegten überwachten Ordnern verwendet werden.

Im Vorlagen Ordner liegen die Briefpapier Dateien, standardmäßig unter "C:\ProgramData\iPaper.NET-Server\Stationeries". Wird das Log aktiviert, so wird es im konfigurierbaren Log Ordner gespeichert.

Konfiguration-Allgemeine-Einstellungen-Gemeinsame-Ordner-TN.png

E-Mail

Im "E-Mail" Tab werden die Einstellungen für den SMTP Server getroffen und es ist möglich die Einstellungen sofort zu testen, indem eine Test E-Mail versendet wird.

Konfiguration-Allgemeine-Einstellungen-Email-TN.png

Info

Im "Info" Tab findet man die Versionsnummer, sowie Kontaktadresse und Produktseite. Über den Aktivieren Button wird der Lizenz-Manager (PAM) aufgerufen, mit dem eine iPaper-FM Lizenz aktiviert werden kann.

Konfiguration-Allgemeine-Einstellungen-Info-TN.png

Ordner bearbeiten / anlegen

Über diesen Button werden die Ordner Einstellungen für einen neu angelegten oder bestehenden Ordner aufgerufen.

Generell

Hier kann der Ordner Name ausgewählt bzw. geändert werden, der in der Liste des Konfigurations-Menüs angezeigt wird.

Es muss ein Eingangs Ordner mit Pfad Angabe definiert werden, der durch den Dienst überwacht werden soll. Alle in diesem Ordner eingehenden PDF Dateien werden dann per Konfiguration verarbeitet.
Optional kann auch ausgewählt werden ob Unterordner im Eingangs-Ordner verarbeitet werden sollen.
Es kann ein Archiv-Ordner ausgewählt werden, in dem das Originaldokument gemeinsam mit einer XML Datei, die sämtliche Verarbeitungseinstellungen enthält, gespeichert wird. Die XML Datei hat denselben Namen wie die Originaldatei. Dateien im Archiv-Ordner können nach einer konfigurierbaren Zeit automatisch gelöscht werden.

Es muss ein Fehler Ordner definiert werden, in welchem Dokumente landen, die nicht verarbeitet werden können.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Generell-PDFA-TN.png

PDF/A

PDF/A ist eine optionale kostenpflichtige Erweiterung für iPaper-FM.

Die hinterlegten Briefpapiere sowie die Ergebnis-Dokumente der iPaper Verarbeitung können automatisch in das PDF/A-1b oder 3b Format konvertiert werden. Kann das eingefügte Briefpapier nicht automatisch nach PDF/A konvertiert werden, so senden Sie uns das PDF per Mail und wir erzeugen die erforderlichen PDF/A Versionen für Sie. PDF/A-3b ist die Basis für die elektronische Rechnungslegung nach dem ZUGFeRD Standard. Die PDF/A Funktion wird als Zusatzoption freigeschaltet, ist jedoch nach der Installation als 30 Tage Testversion vorhanden.

Es kann für den Fall, dass die normale PDF/A Konvertierung fehlschlägt ein Image PDF/A erstellt werden. Die Auflösung für dieses Image PDF/A ist konfigurierbar und standardmäßig auf 200dpi eingestellt.

Aktionen

Dem Ordner können verschiedene Aktionen zugeordnet werden, die je nach Aktion unterschiedliche Verarbeitungen durchführen. Es können mehrere Aktionen, sowie dieselbe Aktion mehrmals hinzugefügt werden, um die Verarbeitung zu steuern.

Ein solches Set an Aktionen wird als Aktions-Profil gespeichert. Es ist möglich weitere Aktions-Profile anzulegen um einfach und schnell zwischen verschiedenen Verarbeitungsprozessen zu wechseln.

Die Aktions-Profile können als XML Datei exportiert bzw. importiert werden. Die Reihenfolge der Aktionen kann und muss in manchen Fällen mit den Pfeil-Buttons angepasst werden.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-TN.png

Briefpapier

Die Briefpapier Aktion hinterlegt/überlagert das Dokument mit einem PDF Briefpapier.

Das gewünschte Briefpapier kann über das Dropdown Menü ausgewählt werden. Dabei werden alle im Briefpapier Ordner gefundenen Briefpapiere zur Auswahl angeboten. Der Pfad für den Briefpapier Ordner kann in den Allgemeinen Einstellungen konfiguriert werden.
PDF/A-1b und 3b Briefpapiere liegen auch im Briefpapier Ordner in einem Unterordner.

Neue Briefpapiere können über den Button "Neu..." hinzugefügt werden oder direkt in den Briefpapier Ordner gespeichert werden. Werden sie nicht gleich zur Auswahl angezeigt, muss der Ordner über den Button "Aktualisierung" aktualisiert werden.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Briefpapier-TN.png

Briefpapier automatisch auswählen / Neues Dokument erkennen

MDX ist eine optionale kostenpflichtige Erweiterung für iPaper-FM.

Für mehr Informationen zur Funktion und Konfiguration des MDX AddOns für iPaper klicken Sie hier>>>

Alternative Ausrichtung

Es gibt immer wieder Anwendungsfälle, bei denen in einem Dokument Hoch- und Querformate gemischt vorhanden sind. MS-Word bietet z.B. die Möglichkeit die Orientierung im Dokument, Seite für Seite umzuschalten. Es gibt die Möglichkeit solche Seiten mit alternativer Ausrichtung zu überspringen und nicht mit Briefpapier zu hinterlegen.
Man kann aber auch zu jeder Vorlage ein PDF für die "Alternative Ausrichtung" festlegen. Also wenn die Vorlage ein Hochformat A4 ist - alternativ dazu ein Querformat A4 oder umgekehrt. iPaper erkennt dann selbsttätig, Seite für Seite, welche der beiden Vorlagen passt und verwendet diese dann für das Überlagern/Hinterlegen.

Logo

Wenn man ein neues Briefpapier hinzufügt, gibt es die Möglichkeit bis zu drei Varianten (Subtypes) desselben Briefpapiers beizufügen. Diese drei Varianten müssen denselben Namen wie das Briefpapier haben und mit einer Nummerierung versehen werden.
Beim Hinzufügen des Briefpapiers müssen die gewünschten Boxen (ohne, Farbe, Schwarz&Weiss) angehakt werden. Dadurch werden die gewählten Subtypen hinzugefügt, sofern sie wie unten gezeigt nummeriert sind.

<briefpapier-name>.pdfDas Briefpaper das ausgewählt werden kann (Standard)
<briefpapier-name>_01.pdf"ohne" -> Eine reduzierte Variante des Briefpapiers, z.B. ohne Fußzeile, oder ohne Text in der Kopfzeile
<briefpapier-name>_02.pdf"Farbe" -> Briefpapier in Farbe
<briefpapier-name>_03.pdf"Schwarz&Weiss" -> Briefpapier in Schwarz und Weiss

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Briefpapier-Logo-TN.png

Wiederhole die letzten "x" Seiten des Briefpapiers für die Folgeseiten

Ist diese Option aktiviert, wird die erste Seite des Briefpapiers für die erste Seite des Dokuments verwendet und die letzten "x" Seiten für die Folgeseiten des Dokuments. Benötigt ein Briefpapier mit mindestens zwei Seiten. Standardmäßig (wenn diese Option nicht gewählt ist) wird die erste Seite des Briefpapiers für alle Seiten des Dokuments verwendet.

Überlagerung

Standardmäßig wird die Vorlage hinter den Text gelegt. Mit der Option "Überlagerung" ist es möglich den Text mit der Vorlage zu überlagern.

Briefpapier nicht anwenden - bei Seiten mit anderer Ausrichtung

Manchmal sind im Dokument Seiten vorhanden, die kein Briefpapier benötigen (z.B. Tabellen im Querformat). Mit dieser Option werden diese Seiten zwar mitgedruckt, jedoch ohne Briefpapier. Sollen diese Seiten auch hinterlegt werden, muss die Option "Alternative Ausrichtung" verwendet werden.

Seiten überspringen

Definition von bestimmten Seiten, die nicht mit einem Briefpapier hinterlegt/überlagert werden sollen.

Horizontale/Vertikale - Ausrichtung/Offset

Hier kann die Ausrichtung und der Offset für das Briefpapier individuell angepasst werden.

Anhänge

Mit dieser Aktion können weitere Dateien in das PDF Dokument eingebettet werden.

Verwende konfigurierten Pfad und Erweiterungs-Filter

Es werden alle unter dem angegebenen Pfad gefundenen Anhänge beim Druck zur Auswahl angeboten. Mit der Funktion "Filter - Erweiterungen" können die Anhänge nach Dateityp (z.B. PDF, DOC, XLS usw.) gefiltert werden. Wird zum Beispiel nach "PDF" gefiltert, werden alle in dem angegebenen Pfad gefundenen PDF Dateien automatisch beim Druck als Anhang eingefügt. Es ist möglich Dateien nach dem Einbetten in die Ergebnisdatei zu löschen - dafür muss de Option "Datei nach dem Einbetten Löschen" angehakt sein.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Anhänge-1-TN.png

Datei anhängen

Mit dieser Option können Anhänge direkt ausgewählt werden. Es kann eine Datei ausgewählt werden und optional eine Beschreibung hinzugefügt werden. Dann die Datei mit dem "+" Symbol zur Dateiliste hinzufügen. Es können mehrere Dateien als Anhänge hinzugefügt und entfernt werden. Optional können diese Dateien nach dem Einbetten gelöscht werden.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Anhänge-2-TN.png

AutoPrint

Automatisierter PDF Druck auf einem oder mehreren Druckern

Druckserver verwenden

Es kann zwischen lokalem Druck und der Verwendung eines Druckservers gewählt werden. Für den Druckserver muss ein Ordnerpfad angegeben werden und der Drucker ausgewählt werden. Der PDF2Printer Druckserver wird hier unterstützt.

Lokal Drucken

Es ist standardmäßig der Standard Drucker für den lokalen Druck gewählt. Wird diese Option deaktiviert kann ein anderer Drucker über dessen Namen ausgewählt werden.

Mit der Option "Kopien" kann festgelegt werden wie oft das Dokument gedruckt werden soll. Der Druck Modus kann angepasst werden - An Seite anpassen, Aktuelle Größe, Auf Seite verkleinern. Bei der Ausrichtung stehen Hoch- und Querformat zur Auswahl.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-AutoPrint-Lokal-Drucken-TN.png

Drucke als Bild

Hierfür stehen bei "Druck Modus" und "Ausrichtung" zusätzliche Optionen zur Verfügung. Die Bilddatei kann skaliert werden und die Ausrichtung auf "Automatisch" gesetzt werden. Der max. Speicher (in MB) und die max. Auflösung (in dpi) können ausgewählt werden. Die Option "Zeitablauf" gibt an wie lange das Rendern maximal dauern darf (in Sekunden) bis der Vorgang abgebrochen wird.

Rückseiten

Mit dieser Aktion können Rückseiten in die Ergebnisdatei eingefügt werden. Dafür muss ein PDF ausgewählt werden, das dann bei der Verarbeitung als Rückseite eingefügt wird. Wird z.B. ein doppelseitiges PDF Dokument als Rückseiten-PDF-Dokument ausgewählt, werden die Seiten abwechselnd als Rückseiten eingefügt. Mit der Option "Letzte Seite wiederholen" wird die erste Rückseite bei der ersten Seite eingefügt und die zweite Rückseite für alle weiteren Seiten des Dokuments.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Rückseiten-TN.png

E-Mail

Das Dokument kann nach der Fertigstellung als Anhang per E-Mail versendet werden. Zusätzliche Informationen können automatisch oder manuell eingetragen werden.

Empfänger

Hier können Sie die Empfänger der Nachricht auswählen (to, cc, bcc). Bei mehreren Adressen pro Feld erfolgt die Trennung durch Semikolons. Als Absender sollte die Absender-Adresse Ihres E-Mail Kontos dienen. Es ist möglich eine Lesebestätigung anzufordern, sofern eine E-Mail Adresse für diese angegeben ist.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Email-Empfänger-TN.png

Nachricht

Im Tab "Nachricht" kann der Betreff der E-Mail konfiguriert werden. Für den Body der Nachricht, sowie für die Signatur stehen zwei integrierte Editoren (HTML, Text) zur Verfügung. Im Betreff, Inhalt und in der Signatur können Variablen verwendet werden.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Email-Nachricht-TN.png

Anhänge

Beim E-Mail Versand mit iPaper wird das bearbeitete Dokument als Anhang in die E-Mail eingefügt und versandt. Der Name des angehängten Dokuments kann konfiguriert werden.
Außerdem können zusätzliche Anhänge definiert und hinzugefügt werden.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Email-Anhänge-TN.png

E-Mail Einstellungen

Hier kann der gewünschte E-Mail Engine (SMTP, MAPI, MS-Outlook) gewählt und konfiguriert werden.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Email-Einstellungen-TN.png

Merge

Ermöglicht ein Einfügen oder Anhängen einer PDF Datei am Anfang bzw. Ende der Ergebnisdatei. Diese Dateien werden nicht mit Briefpapier hinterlegt, da die Aktion Merge erst nach der Briefpapier Aktion ausgeführt wird. Die zum Anhängen ausgewählten Dateien werden bei der Verarbeitung nicht gelöscht, sondern bleiben erhalten.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Merge-TN.png

Metadata

Die Metadaten des Dokuments (PDF Infofelder - Titel, Verfasser, Thema, Stichwörter) können mit dieser Aktion konfiguriert werden. Die Metadaten der Original Datei können durch Aktivieren der Option "Vorhandene PDF Profil-Informationen erhalten" übernommen werden. Alternativ stehen die Metadaten der Original Datei auch als Variablen (z.B. %ORIG_AUTHOR) zur Verfügung.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Metadata-TN.png

Ausführen mit

Das Dokument kann mit dieser Funktion an andere Anwendungen (per Commandline oder Aufruf einer ausführbaren Datei - z.B. cmd, bat, exe) übergeben werden. Da iPaper-FM als Dienst läuft können hier keine interaktiven Anwendungen aufgerufen werden.

Ausführbare Datei

Ausführbare Datei auswählen (z.B. cmd, bat, exe)

Kommando-Zeile

Auszuführende Commandline Befehle

Warte

iPaper wartet mit der Abhandlung bis das auszuführende Programm beendet ist oder die eingestellte Zeit abgelaufen ist.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Ausführen-mit-TN.png

Speichern unter

Speichern der Datei in einem definierten Ordner. Der Dateiname kann eindeutig mit Text oder Variablen festgelegt werden.

Überschreiben

Falls eine Datei mit dem angegebenen Namen bereits unter dem definierten Pfad existiert, wird diese überschrieben.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Speichern-unter-TN.png

Schutz

Die Aktion "Schutz" ermöglicht es das PDF Dokument mit Passwörtern - zum Öffnen bzw. um die Berechtigungen verändern zu können - zu schützen. Außerdem ist es möglich bestimmte Funktionen, wie z.B. die Druckfunktion bzw. das Entnehmen von Text zu unterbinden.

Passwort zum Öffnen erforderlich

Hier können Sie ein "Benutzer Passwort" festlegen, das beim Öffnen der PDF abgefragt wird.

Berechtigungen

Es kann ein "Berechtigungs Passwort" definiert werden, welches erforderlich ist um die Rechte und das Passwort zu ändern. Das Drucken kann in hoher/niedriger Auflösung erlaubt oder ganz verboten werden. Für Änderungen am Dokument gibt es mehrere Einstellungsmöglichkeiten:

  • Keine Änderungen erlaubt
  • Einfügen, Löschen und Seiten drehen erlaubt
  • Formularfelder ausfüllen und signieren erlaubt
  • Formularfelder kommentieren, ausfüllen und signieren erlaubt
  • Alles außer Seiten entnehmen erlaubt

Optional kann außerdem das Kopieren von Inhalt erlaubt werden - Allgemein oder für Zugänglichkeit, z.B. beim Einsatz von Screen-Reader.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Schutz-TN.png

Signieren

Die Signatur Aktion ist eine optionale kostenpflichtige Erweiterung für iPaper-FM.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Signieren-TN.png

Profil

Alle getroffenen Signatur Einstellungen können als Profil gespeichert werden. Es können mehrere Profile mit unterschiedlichen Einstellungen angelegt werden. Optionen - Neu, Speichern als neues Profil, Umbenennen, Löschen, Importieren, Exportiere aktuelles Profil, Exportiere alle Profile.

Zertifikat

Sie können ein Zertifikat aus dem Windows Zertifikatsspeicher oder über eine PFX Datei wählen. Es ist außerdem möglich ein selbst signiertes Zertifikat zu erstellen, entweder im Windows Zertifikatsspeicher oder als Passwort geschützte PKCS#12 Datei.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Signieren-Zertifikat-TN.png

Hash Algorithmus

Folgende stehen zur Verfügung - SHA1 / SHA256 / SHA384 / SHA512

Sichtbare Signatur

Das Erscheinungsbild der Signatur kann angepasst werden.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Signieren-Sichtbar-TN.png

Zeitstempel

Es kann ein Zeitstempel auf das Dokument aufgebracht und konfiguriert werden.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Signieren-Zeitstempel-TN.pngKonfiguration-Ordner-Einstellungen-Aktionen-Signieren-Zugriffschutz-TN.png

Optionen

Im Tab "Optionen" können Verarbeitungs-Einstellungen für den Fehlerfall konfiguriert werden. Es kann eingestellt werden was mit dem Dokument geschehen soll, bei dem der Fehler aufgetreten ist - In Fehlerordner verschieben oder löschen - und ob die weitere Verarbeitung beim Auftreten des ersten Fehlers abgebrochen werden soll.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Optionen-TN.png

E-Mail

Im Tab "E-Mail" kann eine E-Mail Nachricht konfiguriert werden, die beim Auftreten eines Fehlers versandt wird. Dazu muss die Option "Fehler per E-Mail senden" aktiviert sein. Werden mehrere Empfängeradressen angegeben, so müssen diese durch Strichpunkte getrennt werden. Für den Betreff und die Nachricht stehen zusätzliche Variablen zur Verfügung.
Um den Fehler besser nachvollziehen zu können, kann das Dokument, das Log und die XML angehängt werden.

Konfiguration-Ordner-Einstellungen-Email-TN.png

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Erstellt von Gregor Herdy am 14/03/2019, 11:58
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